الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية: من يلزمه الربط ومتى؟

إذا تجاوزت إيرادات منشأتك الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، فهي على الأرجح ضمن المجموعة الخامسة والعشرين، وموعد ربط نظام فواتيرك بمنصة «فاتورة» هو 1 فبراير 2027م، أي بعد نحو 13 أسبوعًا. يشرح هذا الدليل متطلبات الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية بلغة صاحب المنشأة: من يلزمه الربط، وما الذي تحمله الفاتورة، وقائمة تجهيز حتى الموعد، والأخطاء والغرامات.

ما المقصود بالمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

المرحلة الثانية، واسمها الرسمي «مرحلة الربط والتكامل»، تعني أن نظام الفوترة لديك لم يعد يكتفي بإصدار الفاتورة وحفظها، بل يتصل مباشرة بمنصة «فاتورة» (FATOORA) ويرسل إليها كل فاتورة بصيغة محددة. بدأ تطبيقها في 1 يناير 2023م على مجموعات متتالية، بعد المرحلة الأولى «الإصدار والحفظ» الإلزامية منذ 4 ديسمبر 2021م.

بعبارة أبسط: في المرحلة الأولى كان المطلوب أن تتوقف عن الفواتير المكتوبة باليد أو المعدّة في Word وExcel، وأن تصدر فواتيرك من نظام إلكتروني متوافق. أما في المرحلة الثانية فتصبح الهيئة طرفًا يرى الفاتورة ويتحقق منها، إما قبل وصولها إلى المشتري أو خلال يوم من إصدارها.

المصدر: الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية الصادر عن الهيئة (بالإنجليزية).

من يلزمه الربط، وكيف تعمل المجموعات؟

يلزم الربط كل مكلف تشمله إحدى مجموعات المرحلة الثانية، ويُحدَّد ذلك بحسب الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في سنوات معينة. بدأت الهيئة بالمنشآت الأكبر ثم خفضت الحد مع كل مجموعة، وهي تُبلغ كل مجموعة مباشرة قبل موعد ربطها بستة أشهر على الأقل، عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية المسجلة لديها.

أعلنت الهيئة معيار المجموعة الخامسة والعشرين في 24 يوليو 2026م. ولاحظ أن الحدين ليسا اعتباطيين: 375,000 ريال هو حد التسجيل الإلزامي في ضريبة القيمة المضافة، و187,500 ريال هو حد التسجيل الاختياري. أي أن المجموعة 25 تصل عمليًا إلى المنشآت الصغيرة المسجلة في الضريبة، ومنها كثير ممن سجّل اختياريًا. وتجد تفاصيل المراحل في صفحة مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية.

هل منشأتي ضمن المجموعة الخامسة والعشرين؟

أجب عن ثلاثة أسئلة:

1. هل منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة ومقيمة في المملكة؟ كون الشركة مملوكة لمستثمر أجنبي لا يُخرجها من النطاق.
2. هل تجاوزت إيراداتك الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في سنة واحدة على الأقل من 2022 إلى 2025؟ سنة واحدة تكفي، حتى لو انخفضت إيراداتك بعدها.
3. هل وصلك إشعار من الهيئة؟ إن لم يصلك، فتأكد أن بريدك ورقم جوالك في حسابك لدى الهيئة محدّثان، لأن الإشعار يُرسل إليهما.

إذا كانت إجابتك «نعم» عن السؤالين الأول والثاني، فتعامل مع 1 فبراير 2027م على أنه موعدك، وابدأ التجهيز الآن دون انتظار الإشعار.

ماذا لو تجاوزت 375,000 ريال ولم أربط بعد؟

إذا تجاوزت إيراداتك 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، فأنت ضمن المجموعة الرابعة والعشرين، وموعدها 30 يونيو 2026م وقد مضى. لا تؤجل: تواصل مع مزوّد نظامك هذا الأسبوع، وأكمل الربط، وراجع الإشعارات الواردة إلى حسابك لدى الهيئة.

وإن كانت إيراداتي أقل من 187,500 ريال؟

لا ينطبق عليك معيار المجموعة 25، لكن متطلبات المرحلة الأولى تبقى سارية إن كنت مسجلًا في الضريبة: فواتير إلكترونية من نظام متوافق، ورمز QR في الفاتورة المبسطة، ولا فواتير يدوية. والهيئة تُبلغ أي مجموعة لاحقة قبل موعدها بستة أشهر على الأقل.

ما الذي يجب أن تحتويه الفاتورة المتوافقة مع المرحلة الثانية؟

الفاتورة المتوافقة هي ملف XML (أو PDF/A-3 مضمّن فيه XML) يصدره نظام مسجّل في بوابة فاتورة، ويحمل إلى جانب البيانات الضريبية المعتادة عناصر أمان تمنع التلاعب. لا تحتاج إلى فهم تفاصيلها التقنية، لكن يجب أن تعرف ما تسأل عنه مزوّد النظام:

ويمنع الدليل التفصيلي أي نظام فوترة من السماح بحذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها: الإلغاء يكون بإشعار دائن (Credit Note) ثم فاتورة جديدة. كما يمنع الدخول دون اسم مستخدم وكلمة مرور، ويمنع العمل بكلمة المرور الافتراضية، ويشترط تسجيل نشاط كل مستخدم.

الفاتورة الضريبية والمبسطة: ما الفرق في المرحلة الثانية؟

الفرق في توقيت وصول الفاتورة إلى الهيئة:

• الفاتورة الضريبية (بين المنشآت ومع الجهات الحكومية): تُرسل إلى منصة فاتورة لـ«الاعتماد» (Clearance) لحظيًا، فتتحقق منها المنصة وتضيف ختم التشفير ورمز QR، ثم تُسلَّم إلى المشتري.
• الفاتورة المبسطة (للأفراد غالبًا): يختمها نظامك بنفسه ويسلّمها للعميل، ثم «يُبلغ» (Reporting) المنصة بها خلال 24 ساعة من إصدارها.

ويجوز إصدار فاتورة مبسطة لعميل منشأة إذا كانت قيمة التوريد أقل من 1,000 ريال. لذلك يحتاج المحل الذي يبيع للأفراد والشركات معًا، مثل محلات مواد البناء وتجار الجملة، إلى نظام يتعامل مع المسارين بلا أخطاء.

كيف تجهز منشأتك للربط مع فاتورة خطوة بخطوة؟

ابدأ الآن، لأن خطوة الربط نفسها قصيرة، لكن ما قبلها يأخذ أسابيع: مراجعة الأرقام، وانتظار تحديث المزوّد، وتسجيل الأجهزة، واختبار الفواتير، وتدريب الفريق. هذه قائمة التحقق بالترتيب:

1. احسب موقفك بالأرقام. استخرج الإيرادات الخاضعة للضريبة لكل سنة من 2022 إلى 2025 من إقراراتك، لا الأرباح ولا مبلغ الضريبة. وإن لم تكن إقراراتك منتظمة، فراجع دليل تقديم إقرار ضريبة القيمة المضافة.
2. حدّث بيانات التواصل في حسابك لدى الهيئة، حتى يصلك إشعار المجموعة.
3. اجرد كل ما يصدر فواتير: أجهزة الكاشير في كل فرع، والأجهزة اللوحية، وبرنامج المحاسبة، ونظام الحجوزات أو الطلبات. كل جهاز يصدر فواتير برقمك الضريبي يجب تسجيله.
4. اسأل مزوّد النظام كتابيًا: هل يدعم نظامك الربط مع منصة فاتورة الآن؟ هل يدعم الاعتماد والإبلاغ معًا؟ من يتولى التسجيل والاختبار؟ وما تكلفة التحديث؟ ويمكنك البحث في دليل مزوّدي الحلول على موقع الهيئة، مع العلم أن الهيئة تقول إن الإدراج فيه ليس اعتمادًا لتلك الحلول.
5. نظّف بياناتك الأساسية: الأرقام الضريبية لعملائك من المنشآت، وعنوانك الوطني كاملًا، ونسبة الضريبة الصحيحة لكل صنف.
6. سجّل أجهزتك في بوابة فاتورة: ادخل إلى fatoora.zatca.gov.sa، واختر تسجيل وحدة أو جهاز جديد (Onboard new solution unit/device)، ثم أنشئ رمز التحقق (Generate OTP Code)، وأدخله في نظام الفوترة.
7. اختبر قبل الموعد: أصدر فواتير ضريبية ومبسطة وإشعارات دائنة، وراجع رد المنصة: مقبولة، أو مقبولة مع تحذيرات (مثل نقص رقم المبنى في العنوان)، أو مرفوضة لنقص حقل إلزامي أو خطأ في الضريبة.
8. درّب فريقك على ثلاثة أمور: الإلغاء بإشعار دائن لا بالحذف، وإدخال الرقم الضريبي للعميل المنشأة، وما يفعله الكاشير عند انقطاع الإنترنت.
9. جهّز خطة الأعطال كما يصفها الدليل التفصيلي:
   • إذا تعطلت المنصة: سلّم الفاتورة لعميلك، وأعد إرسالها عند عودة الخدمة.
   • إذا انقطع الإنترنت لديك: أبلغ الهيئة بالعطل، وسلّم الفاتورة، وأعد إرسالها عند عودة الاتصال.
   • إذا انقطعت الكهرباء أو تعطل الجهاز: أبلغ الهيئة، وواصل عملك، ثم أعد إصدار الفواتير فور الإصلاح.
10. احفظ الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3، على خادم داخل المملكة أو في السحابة، وفق متطلبات الحفظ في نظام ضريبة القيمة المضافة.

وهذا توزيع مقترح للمهام على الأسابيع المتبقية:

تنبيه: إذا كنت تصدر فواتير من أكثر من نظام، مثل كاشير في المحل وبرنامج محاسبة لفواتير المشاريع، فكلاهما يجب أن يكون متوافقًا ومربوطًا بالمنصة.

ما الأخطاء الشائعة التي تؤخر الربط أو تكلّفك غرامة؟

أكثر الأخطاء تكلفة ليست تقنية، بل افتراضات خاطئة وتأجيل. انتبه لهذه العشرة:

• «منشأتي صغيرة فلا يشملني القرار». المعيار هو الإيراد الخاضع للضريبة لا حجم المنشأة، وسنة واحدة فوق 187,500 ريال تكفي.
• حساب الأرباح بدل الإيرادات. الحد يُقاس على الإيرادات الخاضعة للضريبة.
• انتظار إشعار يذهب إلى بريد قديم أو رقم جوال لم يعد مستخدمًا.
• تسجيل الجهاز الرئيسي فقط ونسيان جهاز الفرع الثاني أو الجهاز اللوحي.
• تصديق عبارة «معتمد من الهيئة» في عرض البيع. اطلب ما يثبت أن النظام يرتبط بالمنصة فعليًا، وجرّبه بفواتيرك قبل التوقيع.
• حذف الفاتورة أو تعديلها بدل إصدار إشعار دائن.
• ترك الرقم الضريبي للمشتري فارغًا في فواتير المنشآت.
• عدم إبلاغ الهيئة عن العطل الذي يمنع إصدار الفواتير.
• العودة إلى Excel أو الفاتورة اليدوية وقت الزحام أو الأعطال.
• البدء في الأسبوع الأخير من يناير.

كم غرامة مخالفات الفوترة الإلكترونية؟

أعلنت الهيئة أن الغرامات تُطبق بحسب نوع المخالفة وعدد مرات تكرارها، وأن بعضها يبدأ بإنذار. هذه نقاط البداية المعلنة مع إطلاق المرحلة الأولى:

المصدر: إعلان الهيئة عن مخالفات وغرامات الفوترة الإلكترونية. هذه بداية العقوبة وتزيد مع التكرار، لذا راجع موقع الهيئة للاطلاع على الجدول الكامل قبل أي قرار.

هل نظام «منظومة» مربوط بمنصة فاتورة؟

ليس بعد. «منظومة»، نظامنا السحابي العربي للبيع والمخزون والموارد البشرية والرواتب، يعمل اليوم على manzomia.com ويصدر فواتير ضريبية تظهر فيها ضريبة القيمة المضافة ورقمك الضريبي بوضوح. أما الربط مع منصة فاتورة فما زال قيد التطوير، ومُدرج على موقعنا بأنه «قريبًا»، وسنعلن عنه عند اكتماله.

لذلك، إن كان موعد ربطك 1 فبراير 2027م، فلا تبنِ خطتك على ميزة لم تصدر بعد، واستخدم نظامًا يدعم الربط فعليًا. ويمكنك الاطلاع على نظام منظومة لنقاط البيع في محلات التجزئة وما يقدمه اليوم. وفي خدمات ضريبة القيمة المضافة نراجع إيراداتك وموقفك، ونضع خطة تهيئة حسب موعد إلزام منشأتك، ونجهز نشاطك مع نظام فوترة متوافق.

خطوتك التالية قبل 1 فبراير 2027م

لديك نحو 13 أسبوعًا. ابدأ هذا الأسبوع بحساب إيراداتك لكل سنة، ثم راسل مزوّد نظامك بالأسئلة الأربعة في الخطوة الرابعة. ونحن في مانزوميا شركة أجنبية الملكية مرخّصة من وزارة الاستثمار في الرياض، مررنا بخطوات التأسيس بأنفسنا، ونعرف كم تتزاحم المواعيد على صاحب المنشأة.

إن أردت من يراجع وضعك ويرتب خطة التجهيز معك، احجز استشارة مع فريقنا، أو اطلب عرض سعر لخدمة الضريبة التي تبدأ من 1,200 ريال لمرة واحدة، أو أرسل نوع نشاطك وحجم مبيعاتك التقريبي عبر صفحة التواصل.